Guides détaillés et tutoriels pas à pas pour maîtriser tous les aspects de Copilyo
Pour commencer à utiliser Copilyo, vous devez créer un compte :
💡 Astuce : Utilisez un mot de passe unique et fort. Nous recommandons l'utilisation d'un gestionnaire de mots de passe.
Une organisation représente votre entreprise ou votre activité professionnelle. Vous pouvez créer plusieurs organisations si vous gérez plusieurs activités.
⚠️ Important : Les informations légales (SIRET, SIREN) sont utilisées pour générer automatiquement vos factures et déclarations. Assurez-vous qu'elles sont correctes.
L'interface de Copilyo est organisée en plusieurs sections accessibles depuis le menu latéral :
En haut à droite, vous trouverez :
Pour créer une nouvelle facture :
✅ Bonne pratique : Utilisez des modèles de facture pour gagner du temps sur les factures récurrentes.
Les modèles de facture permettent de pré-remplir automatiquement certaines informations :
Pour envoyer une facture par email à votre client :
La facture sera envoyée en PDF en pièce jointe. Le statut de la facture passera automatiquement à "Envoyée".
💡 Astuce : Vous pouvez également télécharger le PDF manuellement et l'envoyer par un autre moyen si nécessaire.
Le suivi des paiements se fait de plusieurs manières :
Les factures en retard apparaissent automatiquement dans votre tableau de bord avec un indicateur visuel.
Copilyo peut envoyer automatiquement des relances pour les factures impayées :
⚠️ Important : Les relances automatiques respectent les bonnes pratiques commerciales. Assurez-vous que vos clients sont informés de cette procédure.
Pour enregistrer une dépense professionnelle :
✅ Bonne pratique : Enregistrez vos dépenses régulièrement pour ne rien oublier et faciliter votre comptabilité.
Il est important de joindre les justificatifs (factures, tickets, reçus) à vos dépenses :
Les justificatifs sont stockés de manière sécurisée et accessibles à tout moment pour vos déclarations fiscales ou pour votre expert-comptable.
⚠️ Important : Conservez toujours les originaux des justificatifs. Les copies numériques sont utiles mais ne remplacent pas les originaux en cas de contrôle fiscal.
Pour exporter vos dépenses pour votre expert-comptable :
Vous pouvez également exporter uniquement les dépenses d'une catégorie spécifique ou avec justificatifs manquants.
Votre carnet d'adresses centralise tous vos clients et fournisseurs :
Vous pouvez rechercher, filtrer et trier vos contacts facilement. Les contacts peuvent être utilisés lors de la création de factures, devis ou dépenses.
Pour les entreprises, il est important d'ajouter les informations légales :
Ces informations sont automatiquement incluses sur vos factures et devis pour garantir leur conformité légale.
⚠️ Important : Pour les factures B2B en France, le SIRET du client est obligatoire. Sans cette information, votre facture ne sera pas conforme.
Pour chaque contact, vous pouvez consulter l'historique complet des transactions :
Cet historique vous permet d'avoir une vue complète de votre relation commerciale avec chaque contact.
La création d'un devis est similaire à celle d'une facture :
Une fois le devis créé, vous pouvez :
Si un client souhaite négocier, vous pouvez créer une contre-proposition :
Les contre-propositions conservent le lien avec le devis original, ce qui permet de suivre l'historique des négociations.
💡 Astuce : Vous pouvez créer plusieurs contre-propositions pour un même devis jusqu'à trouver un accord.
Une fois un devis accepté, vous pouvez le convertir en facture :
La facture créée conserve le lien avec le devis original, facilitant le suivi de vos ventes.
Pour importer vos transactions bancaires :
💡 Astuce : La plupart des banques françaises proposent l'export OFX. Consultez l'aide de votre banque en ligne pour trouver cette fonctionnalité.
Copilyo peut rapprocher automatiquement vos transactions bancaires avec vos factures et dépenses :
Pour valider un rapprochement automatique :
Les rapprochements validés mettent automatiquement à jour le statut des factures (passage à "Payée") et des dépenses.
Les transactions non rapprochées apparaissent dans la section "Écarts" :
Pour corriger un écart :
⚠️ Important : Les écarts doivent être résolus régulièrement pour garantir l'exactitude de votre comptabilité.
Copilyo génère automatiquement des tâches réglementaires selon votre régime fiscal :
Les tâches sont générées automatiquement avec :
Vous pouvez consulter toutes vos tâches dans la section "Tâches" du menu.
Les déclarations URSSAF sont générées automatiquement :
Les montants sont calculés automatiquement à partir de vos factures enregistrées dans la période concernée.
✅ Bonne pratique : Vérifiez toujours les montants avant de transmettre votre déclaration. Les erreurs peuvent entraîner des pénalités.
Pour ne rien oublier, configurez les rappels :
Vous recevrez également des notifications dans l'application (cloche en haut à droite) pour les tâches urgentes.
Le tableau de bord vous donne une vue d'ensemble de votre activité :
Les graphiques sont interactifs : vous pouvez cliquer dessus pour voir les détails ou filtrer par période.
Dans la section "Rapports", vous avez accès à plusieurs analyses :
Vous pouvez filtrer les analyses par période (mois, trimestre, année) et exporter les graphiques en image.
Les prévisions de trésorerie vous aident à anticiper vos flux de trésorerie :
Les prévisions prennent en compte :
💡 Astuce : Les prévisions sont des estimations. Actualisez régulièrement vos données pour des prévisions plus précises.
Vous pouvez exporter vos rapports dans différents formats :
Pour exporter un rapport :
Pour générer votre déclaration URSSAF :
⚠️ Important : Les calculs sont basés sur vos factures enregistrées. Assurez-vous que toutes vos factures de la période sont bien enregistrées avant de générer la déclaration.
Les déclarations URSSAF dépendent de votre régime :
La périodicité est configurée lors de la création de votre organisation. Vous pouvez la modifier dans les paramètres de l'organisation si votre situation change.
Les taux de cotisations sociales varient selon votre activité :
Ces taux sont appliqués automatiquement selon votre activité configurée.
Une fois la déclaration générée, vous pouvez l'exporter :
✅ Bonne pratique : Conservez une copie de chaque déclaration dans votre espace Copilyo. L'historique est accessible à tout moment.
L'historique de vos déclarations est conservé dans Copilyo :
Cet historique est utile pour :
Oui, vous pouvez créer plusieurs organisations dans un même compte. Chaque organisation a ses propres factures, dépenses, contacts, etc.
Oui, toutes vos données sont chiffrées et stockées de manière sécurisée. Nous respectons le RGPD et ne partageons jamais vos données avec des tiers. Consultez notre Politique de confidentialité pour plus d'informations.
Oui, vous pouvez exporter toutes vos données à tout moment depuis les paramètres de votre compte. Les exports sont disponibles en CSV et PDF.
Non, Copilyo est un outil de gestion administrative qui facilite votre quotidien. Pour les conseils fiscaux, juridiques et la validation de vos comptes, nous recommandons de consulter un expert-comptable.
Vous pouvez supprimer votre compte depuis les paramètres. Avant la suppression, vous recevrez un email avec un lien pour exporter toutes vos données. La suppression est définitive après un délai de 30 jours.
Si vous ne trouvez pas la réponse à votre question dans cette documentation, notre équipe support est disponible pour vous aider.